PRIVACYBELEID WARFID GENT

Uw privacy is belangrijk voor ons kantoor. Ons beleid beschrijft hoe wij uw gegevens verzamelen, verwerken, overdragen, beveiligen en bewaren.

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid WARFID GENT, met maatschappelijke zetel gelegen te 9000 Gent, Einde Were 88, ingeschreven in het RPR Gent, afdeling Gent onder het nummer BTW BE0437.004.497. U kan steeds contact met ons opnemen via brief op voormeld adres of door een e-mail te sturen naar privacy@warfid.be.

Wij houden een register bij van onze verwerkingsactiviteiten die onder onze verantwoordelijkheid plaatsvinden ('register van de verwerkingsactiviteiten'). Dit register is een dynamisch en elektronisch overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens, dat ons toelaat om aan de toezichthouder aan te tonen dat wij aan alle verplichtingen hebben voldaan en dat wij de gegevensbeschermingsregels hebben toegepast.

PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN EN VERWERKEN

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van cliënt van ons kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze cliënten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze cliënt). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.

Wij verwerken de persoonsgegevens op een wijze die ten aanzien van elke betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is. De gegevens zullen enkel worden verzameld voor welbepaalde doeleinden en zullen enkel met dit doel verwerkt worden. De persoonsgegevens zullen toereikend, ter zake dienend en beperkt worden tot wat noodzakelijk is voor de doeleinde waarvoor zij wordt verwerkt.

U wordt gevraagd om uw persoonlijke gegevens te verstrekken wanneer u ons aanvaardt als uw kantoor inzake boekhoudkundige, fiscale en/of juridische dienstverlening. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van andere partijen waar u mee samenwerkt of waarmee wij samenwerken. De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de KBO, het Belgisch Staatsblad en de Nationale Bank van België (Balanscentrale).

De volgende gegevens worden in elk geval bewaard tot zolang u cliënt bent bij Warfid Gent: naam, adres(sen), geboortedatum en -plaats telefoonnummer, ondernemingsnummer, e-mailadres, facturatiegegevens. Deze gegevens worden verzameld met het oog op het klantenbeheer (inclusief facturatie). Gelet op onze dienstverlening zullen wij in de meeste gevallen bijkomende persoonlijke gegevens verwerken (inclusief gegevens van uw klanten, leveranciers, personeelsleden of van uw aanverwanten). Wij gebruiken deze gegevens uiteraard enkel met het oog op de uitvoering van onze diensten. Verder dienen wij bepaalde gegevens te verzamelen naar aanleiding van dwingende regelgeving die wij dienen na te leven. Wij denken hierbij aan de anti-witwasregeling (wet van 18 september 2017), BTW-listings, fiscale fiches, de formaliteiten die ons worden opgelegd vanuit het Instituut voor Accountants en Bedrijfsrevisoren. Zonder de verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant en fiscaal en juridisch adviseur niet naar behoren uitvoeren.

Wij dienen welbepaalde wettelijke bewaartermijnen te respecteren. In elk geval zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig gelet op de doeleinde waarvoor zij worden verwerkt.

U kan zich vrijblijvend inschrijven om onze nieuwsbrief te ontvangen. U dient daartoe voorafgaandelijk uw uitdrukkelijke toestemming te geven. Wij vragen hiervoor de volgende gegevens op: naam, e-mailadres en naam van uw onderneming. Wij bewaren deze gegevens tot zolang uw onze nieuwsbrief wenst te ontvangen. Wenst u onze nieuwsbrief niet langer te ontvangen, dan kan u zich steeds eenvoudig uitschrijven en zorgen wij ervoor dat u geen nieuwbrieven meer ontvangt. In geen geval is er sprake van een doorgifte van uw gegevens met een commercieel oogmerk.

Wij maken geen gebruik van profiling of geautomatiseerde beslissingen.

ONTVANGERS VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers. Behoudens verzet van uw kant kunnen ze ook worden gedeeld met de andere ondernemingen van de groep Warfid (o.a. Warfid Tax & Legal).

Warfid Gent doet tevens een beroep op partners om u op deze manier een optimale dienstverlening te kunnen bezorgen (denk hierbij aan IT-dienstverlening, groepsvennootschappen, sociaal secretariaat). Warfid Gent en haar partners zullen in dit verband persoonlijke gegevens onderling uitwisselen en gebruiken in overeenstemming met dit Privacy beleid.

Met elke externe partner heeft Warfid Gent een verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst wordt bepaald welke gegevens worden verzameld en verwerkt. De persoonsgegevens zullen uitsluitend worden verwerkt op basis van onze instructies. De vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd en de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen worden getroffen. Wij doen enkel beroep op dienstverleners die afdoende garanties bieden met betrekking tot de passende technische en organisatorische maatregelen die zij toepassen.

Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan onze werknemers en partners.

Ons kantoor kan uw persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke bevoegde overheid of zelf op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering ter zake te voldoen. Op uw vraag kunnen wij tevens gegevens doorgegeven in functie van onze dienstverlening (bv. kredietinstellingen, notaris, …).

GEBRUIK VAN COOKIES

Tijdens een bezoek aan de site kunnen 'cookies' op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

GOOGLE ANALYTICS

Deze website maakt eventueel gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (zonder IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

VELIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Wij maken gebruik van veiligheidsmaatregelen die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, kwaliteitsverlies, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegeven op te sporen en te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In voorkomend geval zullen wij een datalek beoordelen en indien noodzakelijk meedelen aan de Privacycommissie en de betrokken partij.

UW RECHTEN!

Wij benadrukken dat ons kantoor onderhevig is aan artikel 65 van de wet van 18 september 2017 (antiwitwaswetgeving). Bijgevolg zijn onderstaande rechten niet van toepassing indien wij de persoonsgegevens bewaren in toepassing van dit artikel.

Recht op informatie en verzet

Op het moment dat wij u persoonsgegevens verzamelen, heeft u recht op informatie omtrent de modaliteiten van deze verwerking. Wij proberen via ons Privacy beleid u op afdoende wijze te informeren.

Het staat u vrij uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet uitvoerbaar zijn.

Recht van toegang en inzage

Ieder heeft het recht kennis te krijgen van de betreffende gegevens die in de verwerking zijn opgenomen alsook het gebruik ervan, mits zij een gedagtekend en ondertekend verzoek aan de verantwoordelijke voor de verwerking samen met een kopie van hun identiteitskaart richten. Er wordt uiterlijk binnen de één maand gevolg gegeven aan uw verzoek tot toegang.

Manifest ongegronde of overmatige verzoeken kunnen worden aangerekend of worden geweigerd.

Recht van verbetering, verwijdering en beperking

Ieder heeft het recht kosteloos de onjuiste, onvolledige of niet ter zake dienende persoonsgegevens, die op hen betrekking hebben, te doen verbeteren of te laten schrappen mits zij een gedagtekend en ondertekend verzoek aan de verantwoordelijke voor de verwerking samen met een kopie van hun identiteitskaart richten en zij daartoe de bewijsstukken bij hun aanvraag voegen.

U kan ons eveneens verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht van verzet

U beschikt in bepaalde gevallen over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omwille van specifieke en bijzondere redenen.

Daarnaast heeft u steeds het recht om u zonder enige motivatie te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. Wenst u onze nieuwsbrief niet meer te ontvangen, schrijf u dan uit door op de link onderaan de nieuwsbrief te klikken.

 

Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en elektronische vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover een verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

Recht om vergeten te worden

U heeft in bepaalde gevallen het recht de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen:

  • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor doeleinden waarvoor zij zijn verzamend of anderszins verwerkt werden;
  • Er is geen rechtsgrond voor verwerking voorhanden
  • Er is geen sprake van prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatige verwerkt
  • De persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting in het unierecht of het recht van een EU lidstaat

U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren per e-mail (privacy@warfid.be) of schriftelijk naar het adres Noorderlaan 76, 8791 Waregem mits toevoeging van een kopie van uw identiteitskaart (voorzijde). Dit bewijs is noodzakelijk om te verhinderen dat wij gegevens meedelen aan een onbevoegd persoon.

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy commissie (Gegevensbeschermingsautoriteit): Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

U wordt er eveneens van op de hoogte gebracht dat u de mogelijkheid hebben om een beroep in te stellen bij de Voorzitter van de Rechtbank van Eerste Aanleg van uw woonplaats. Indien u enige schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

Als u vragen of opmerkingen hebt over het Privacy beleid van Warfid Gent of de verwerking van gegevens of als u een klacht wilt indienen over een mogelijke schending van de privacywetgeving, kunt u contact met ons opnemen (privacy@warfid.be).

Al uw bezwaren worden onderzocht en zo snel mogelijk beantwoord!

Ons Privacy beleid kan worden gewijzigd. Als het beleid wordt aangepast, wordt hiervan melding gemaakt op onze website en wordt het bijgewerkte Privacy beleid op de website gepubliceerd.